Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 25 septembre 2026
1. Responsable du traitement
NeoSystem SASU — Appt 215, 67 rue de Jouanetote, 64600 Anglet — RCS Bayonne 103 353 629
Référent données personnelles : contact@neo-system.com
Cette politique couvre les sites neo-system.com et neobtp.com. Pour les données que nos clients confient à l'application NeoBTP, NeoSystem agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : le cadre est l'accord de traitement des données (DPA) signé avec chaque client.
2. Données collectées sur nos sites
| Contexte | Données | Base légale |
|---|---|---|
| Formulaire de contact | Nom ou entreprise, e-mail, message | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b), avec votre accord exprès |
| Demande de démo (neobtp.com) | Entreprise, nom, e-mail, téléphone, effectif, outils utilisés, message | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Navigation | Adresse IP et journaux techniques du serveur | Intérêt légitime : sécurité (art. 6.1.f) |
Les formulaires comportent un champ invisible et un délai minimal de remplissage pour écarter les robots ; rien n'est conservé d'un envoi rejeté à ce titre.
3. Finalités
- Répondre à votre demande de contact, de démonstration ou de devis
- Gérer la relation commerciale et contractuelle qui peut en découler
- Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos sites
Vos coordonnées ne servent à aucune prospection sans rapport avec votre demande et ne sont jamais cédées.
4. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Contact, demande de démo | 3 ans après le dernier échange |
| Données d'un client (contrat SaaS) | Durée du contrat, puis restitution et suppression selon le DPA |
| Données comptables | 10 ans (obligation légale) |
| Journaux de connexion | 1 an (obligation légale) |
5. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de NeoSystem. Les sous-traitants ci-dessous interviennent pour l'hébergement de nos sites et le fonctionnement de l'application NeoBTP ; c'est la liste de l'annexe B du DPA.
| Sous-traitant | Rôle | Lieu | Transfert hors UE |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement, stockage, base de données, OCR serveur (Textract) | Paris (eu-west-3) ; sauvegardes Irlande (eu-west-1) | Non (UE) |
| OVH | Envoi de SMS | France | Non |
| IONOS | Envoi d'e-mails sortants | Allemagne (UE) | Non |
| ViaFleet (Targa Telematics) | Géolocalisation des véhicules | France | Non |
| INSEE (API SIRENE) | Enrichissement d'entreprises (données publiques) | France | Non |
| Anthropic | Intelligence artificielle (synthèses, réponses suggérées, enrichissement) | États-Unis | Oui — clauses contractuelles types |
| OpenAI | Intelligence artificielle, analyse avancée de documents | États-Unis | Oui — clauses contractuelles types |
| Géocodage d’adresses, mise en correspondance de traces GPS ; messagerie et agenda si activés | États-Unis | Oui — clauses contractuelles types | |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | Suivi des erreurs techniques de l’application, données hébergées en Union européenne | Union européenne | Non |
Les transferts vers les États-Unis sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914) et, le cas échéant, par le EU-US Data Privacy Framework. Les données transmises aux services d'IA ne servent pas à l'entraînement de leurs modèles et ne sont pas conservées durablement par ces fournisseurs. Dans l'application, aucune donnée ne part vers un service d'IA sans le consentement de l'entreprise cliente.
6. Cookies
Nos sites vitrines ne déposent aucun cookie et ne chargent aucun service tiers (ni mesure d'audience, ni police de caractères externe). L'application NeoBTP utilise des cookies techniques strictement nécessaires à la session, exemptés de consentement selon les lignes directrices de la CNIL.
Nous mesurons la fréquentation avec notre propre outil, hébergé en France par NeoSystem, sans cookie et sans conserver votre adresse IP : pages consultées, temps passé et défilement, liens extérieurs cliqués, site d'où vous venez, région, type d'appareil et de navigateur. Ces statistiques anonymes sont conservées 25 mois. Pour ne pas être compté, ouvrez une fois la page avec ?ne-pas-compter à la fin de l'adresse.
7. Vos droits
- Accès (art. 15) : obtenir une copie de vos données
- Rectification (art. 16) : corriger des données inexactes
- Effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données
- Limitation (art. 18) : restreindre le traitement
- Portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré
- Opposition (art. 21) : vous opposer au traitement
Pour les exercer : contact@neo-system.com — réponse sous 30 jours. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).
8. Sécurité
Chiffrement en transit (TLS) et au repos, contrôle d'accès par fonction et par périmètre, connexion par code à usage unique, sauvegardes automatiques répliquées dans une seconde région de l'Union européenne, journalisation. Le détail figure dans l'annexe A du DPA.
9. Modification de cette politique
Cette politique peut évoluer ; la date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de modification substantielle, les personnes concernées en sont informées.